Stand: 25. Oktober 2026

Der Ablauf im Executive Search folgt fast immer denselben Schritten: Auftragsklärung, Marktanalyse, Direktansprache, Interviews, Präsentation einer Auswahl, Vertragsverhandlung und Begleitung in der Anfangszeit. Kern ist die gezielte Ansprache von Kandidaten, die nicht aktiv suchen. Laut Bundesverband Deutscher Unternehmensberatungen (BDU) war die Direktansprache 2024 mit 94 Prozent die wichtigste Suchmethode der Personalberatungen. Dieser Beitrag beschreibt die Schritte im Einzelnen und zeigt, worauf Unternehmen achten sollten.

Was Executive Search ist und wann es eingesetzt wird

Executive Search bezeichnet die Suche nach Führungskräften und Spezialisten über eine Personalberatung, die geeignete Personen direkt anspricht. Eingesetzt wird es vor allem für Positionen, die vertraulich besetzt werden sollen oder für die sich auf Anzeigen kaum passende Bewerber melden: Geschäftsführung, Bereichs- und Niederlassungsleitung, Vertriebs- und Serviceleitung oder Projektleitung in großen Vorhaben.

Der Markt ist groß, aber in Bewegung. Nach der BDU-Studie „Facts & Figures zum Personalberatungsmarkt 2026“ lag der Umsatz der Personalberatungen in Deutschland 2025 bei rund 2,7 Milliarden Euro, 4,7 Prozent weniger als im Vorjahr. Executive Search machte 79 Prozent davon aus. Die Zielgehälter der Mandate lagen schwerpunktmäßig zwischen 100.000 und 250.000 Euro. Für 2026 erwartet die Branche ein Plus von rund 3 Prozent.

Der Executive Search Ablauf in sieben Schritten

1. Auftragsklärung und Anforderungsprofil

Am Anfang steht ein ausführliches Gespräch mit dem Unternehmen: Welche Aufgaben hat die Position, welche Ziele soll sie in den ersten zwei Jahren erreichen, wem berichtet sie, welche Führungsspanne gibt es? Daraus entsteht ein Anforderungsprofil mit fachlichen Kriterien, Führungserfahrung und persönlichen Eigenschaften. Die Grundsätze des BDU sehen vor, Methoden und Konditionen vorab schriftlich festzuhalten und grundsätzlich im Exklusivauftrag zu arbeiten.

2. Marktanalyse und Suchstrategie

Die Beratung legt fest, in welchen Unternehmen, Regionen und Funktionen geeignete Kandidaten zu finden sind. In kleinen Branchen ist das besonders wichtig. In der deutschen Aufzugs- und Fahrtreppenbranche arbeiteten laut einer Analyse der Hans-Böckler-Stiftung 2023 rund 22.000 Menschen. Wer hier eine Niederlassungsleitung sucht, muss den Markt genau kennen, um niemanden zu übersehen und vertraulich zu bleiben.

3. Identifikation und Direktansprache

Die Beraterinnen und Berater identifizieren passende Personen und sprechen sie vertraulich an. Laut BDU-Studie 2024 kamen auf ein Mandat im Schnitt 135 Ansprachen. Aus diesen Gesprächen ergibt sich ein kleinerer Kreis interessierter Kandidaten.

4. Interviews und Eignungsprüfung

Mit den Interessierten führt die Beratung ausführliche Interviews zu Werdegang, Ergebnissen, Führungsstil und Motivation. Im Schnitt waren es laut BDU elf Interviews pro Mandat. Referenzen holt eine seriöse Beratung nur mit Zustimmung der Kandidaten ein.

5. Präsentation einer Auswahl

Das Unternehmen erhält eine Auswahl geeigneter Kandidaten mit vertraulichen Berichten. Laut BDU wurden im Schnitt vier Kandidaten pro Mandat präsentiert. Danach folgen die Gespräche im Unternehmen, oft in zwei Runden.

6. Entscheidung und Vertragsverhandlung

Die Beratung begleitet die Entscheidung, gleicht Erwartungen zu Gehalt, Start und Aufgaben ab und vermittelt bei offenen Punkten. Gerade bei Führungskräften mit langen Kündigungsfristen ist ein realistischer Zeitplan wichtig.

7. Begleitung in der Anfangszeit

Die BDU-Grundsätze nennen eine Begleitung beim Onboarding und eine Nachbesetzungszusage für die Probezeit als Bestandteile ordnungsgemäßer Personalberatung. Wie Unternehmen die ersten Monate gestalten, steht in unserem Beitrag zum Onboarding von Führungskräften.

Wie lange eine Suche dauert

Laut BDU-Studie 2024 dauerte ein qualifiziertes Suchmandat 2023 im Schnitt 13,9 Wochen, also gut drei Monate bis zur Vertragsunterschrift. Hinzu kommt die Kündigungsfrist der neuen Führungskraft. Unternehmen sollten deshalb früh beginnen, etwa wenn ein Ruhestand absehbar ist. Was eine Suche kostet und wie Honorare aufgebaut sind, beschreibt unser Beitrag Headhunter beauftragen.

Worauf Unternehmen achten sollten

Erfolgsentscheidend ist ein klares Briefing. Ein unscharfes Anforderungsprofil führt zu falschen Kandidaten und verlängert die Suche. Ebenso wichtig sind schnelle Rückmeldungen: Gute Kandidaten haben oft mehrere Optionen. Und die Beratung sollte die Branche kennen, um Kandidaten fachlich einschätzen und glaubwürdig ansprechen zu können. Warum das in Nischenmärkten zählt, steht in unserem Beitrag zur spezialisierten Personalberatung. Ob für eine Position Executive Search oder eher eine Vermittlung passt, klärt der Beitrag Executive Search oder Personalvermittlung.

Häufige Fragen zum Executive Search Ablauf

Wie läuft Executive Search ab?

Nach der Auftragsklärung entwickelt die Beratung eine Suchstrategie, spricht geeignete Personen direkt und vertraulich an, führt Interviews und präsentiert dem Unternehmen eine Auswahl. Sie begleitet die Entscheidung, die Vertragsverhandlung und häufig auch die ersten Monate.

Wie lange dauert ein Executive Search?

Laut BDU dauerte ein qualifiziertes Suchmandat 2023 im Schnitt 13,9 Wochen bis zur Besetzung. Dazu kommt die Kündigungsfrist der Kandidaten, die bei Führungskräften oft mehrere Monate beträgt.

Für welche Positionen lohnt sich Executive Search?

Vor allem für Führungs- und Schlüsselpositionen, die vertraulich besetzt werden sollen oder für die sich kaum Bewerber auf Anzeigen melden, etwa Geschäftsführung, Niederlassungs-, Vertriebs- oder Serviceleitung.

Vertico Executive Search ist auf die Aufzugs- und Fahrtreppenbranche in Deutschland, Österreich und der Schweiz spezialisiert und besetzt dort Fach- und Führungspositionen über Executive Search und Personalvermittlung. Wenn Sie eine Position besetzen wollen, sprechen Sie uns an.

Quellen

• BDU: Vorsichtige Trendwende im Personalberatungsmarkt (17. April 2026)
• Personalwirtschaft: Personalberatungen: Stimmung steigt trotz bestehendem Minus (27. August 2025)
• BDU: Facts & Figures zum Personalberatungsmarkt 2024 (August 2024, PDF)
• BDU: Grundsätze ordnungsgemäßer Personalberatung (Stand Februar 2025, PDF)
• Hans-Böckler-Stiftung: Branchenanalyse Aufzüge und Fahrtreppen (2023, PDF)